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应用写作教学辅导

(绪论--第一章)
绪论
一、应用写作的涵义及实用型文章的特征
人们通常把实用型文章的写作称为应用写作,而实用型文章是同欣赏型文章相对而言的,是指为解决实际问题而撰写的各类文章,是在社会生活中有着特定的用途的文章。实用型文章一般被通称为应用文。从总体上说,实用型文章在内容和形式方面体现出两大特征:一是从内容方面来看,实用型文章是为解决某个具体问题或处理某项具体工作而撰写的应用文,其内容同现实生活密切相关,是现实生活内容的反映;二是从形式方面来看,实用型文章大都有着固定的体式,带有一定的程式化特点。
具体地说,主旨、材料、结构、语言是一切文章的构成要素,实用型文章的特征就分别体现在这四个方面。
(一)主指单一、集中、明确
主指是文章的中心意思,是作者的意图、主张或看法在文章中的体现。单一、集中、明确是应用文主旨的特点,同时,也可以说是对应用文主旨的要求。
所谓单一,是说一篇文章只能有一个中心,只能围绕着一个主题把问题说清说透。
所谓集中,是说一篇应用文只能有一个中心,而这个中心应是全文的统帅。
所谓明确,是说文章的中心意思,作者的意图和主张是什么,要使读者一看便知。
(二)材料多样、真实、有力
材料是构成文章内容,形成、支撑并表达主旨的各种事实与理论。善于从材料出发,注意让材料说话,才能言之有据,言之有物,写出内容充实、丰富,有较强的说服力的文章。
从材料本身的形态来看,事实与理论是材料的两大类型。如果再作进一步划分,事实则有事件与情况、实物与现象等许多种,理论则有方针、政策、规定及概念、原理、学说等等。从材料的来源来看,有第一手材料和第二手材料之分。不同类型的材料往往要通过不同的途径获取,观察、实验和调查是在实践中获取事实材料的主要途径,是得到宝贵的第一手资料的重要渠道;查阅文献则能够集中获取理论材料,第二手材料主要由此或通过调查得到。
真实是实用型文章的生命,而材料的真实又是使文章具有真实性的首要条件。
有力是实用型文章的材料所应具备的另一个特点。有力首先是说材料要能为主旨所统率,而不是游离于主旨之外,或同主旨相悖;其次要求所用材料为主旨的表达所必需,而不是可有可无。
(三)结构合理、谨严、固定
简单地说,结构是文章的内容构造;安排结构,就是根据主旨表达的需要,合理地组织材料。
从根本上说,结构合理就是指结构的安排符合客观事物的构成和发展规律。
就其本质而言,实用型文章应该是一种逻辑构成,而逻辑构成则要讲求谨严性,而不能流于松散无序。
固定是实用型文章结构的一个重要的特点。在长期的写作实践中,各类实用型文章大都形成了统一的构成格式。
程式化是文艺创造所应力避的一种倾向,但却是应用写作所不能背离的规律。结构固定,格式规范,是各类实用型文章非常重要的一个特征。
(四)语言准确、简明、平易、庄重
语言是思想的外衣、信息的载体、交际的工具,离开语言,写作就无法进行。
实用型文章的语言准确除了是指用词造句恰当、贴切、得体之外,还有其特殊的含义。首先,专业术语和行业用语的大量使用,会增强应用文语言的准确性,或者说是应用文语言具有准确性的体现。专业术语和行业用语,是指用于特定的学科、专业领域或社会行业的意义确定的专门性词语。
任何文章的语言,都应当具有简明性。而在以高效、快速地传递信息为任务,所谓的语言简明,就是能用尽可能少的语言材料,把尽可能多的信息明明白白地传递给读者。
平易即平实自然、晓畅易懂。文章语言的平易首先表现在用语的直白上。
应用文特别是用于工作的应用文大都应当带有一种庄重的风格,而语言的庄重正是形成文章的庄重风格的最为重要的因素之一。
总之,主旨单一、集中、明确,材料多样、真实、有力,结构合理、谨严、固定,语言准确、简明、平易、庄重,是应用文所应具备的基本特征,也是对应用文写作的基本要求。
二、提高实用型文章写作水平的主要途径
(一)要研究问题,把握情况
(二)要领会政策,熟悉规定
(三)要锤炼思维能力,加强语言修养
(四)要掌握规律,了解规定
(五)要善于借鉴,勤于实践
第一章行政机关公文
一、概述
(一)公文的概念及特点
"公文"也即公务文书,对人们通常所说的公务文书这个概念,可有广义和狭义两种理解。广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。概括地说,主要包括两大类,一类为法定公文,即国家有关部门正式规定的公文文种,它又称通用公文;一类为事务文书,即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书,它又称常用文书。
这里所说的公文是指狭义的公文而言的

。狭义的公文即法定公文,主要是指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文,即:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
概括地说,公文从内容到形式至少应当具备两大特征:一是从内容方面来看,公文的内容必须是公务活动内容的反映。二是从形式方面来看,公文有着固定的体式。
具体地说,公文主要具有以下特点:
1、法定性2、政策性3、实用性4、时效性5、规范性
总之,法定性、政策性、实用性、时效性及规范性是公文的几个主要的特点,也是一份合格的公文所必须具备的几个条件。
(二)公文的基本功用
1、颁布法规,传达指示
2、反映情况,请示工作
3、联系工作,商合公务
4、宣传教育
5、依据凭证
总之,颁布法规、传达指示,反映情况、请示工作,联系工作、商洽公务以及宣传教育、依据凭证是行政公文的几项主要功用。
(三)公文的分类
1、按照行文关系和行文方向的不同,可将公文分为上行文、平行文和下行文三种。
(1)上行文
上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文,主要有报告、请示等。
(2)平行文
平行文是指向同级机关或不相隶属的机关送交的公文,主要有函等。
(3)下行文
下行文是指上级机关向下级机关发送的公文,主要有命令(令)、决定、通报、通知、批复、意见等。
2、按照紧急程度分类
按照紧急程度的不同,可将公文分为紧急公文和普通公文。紧急公文通常还分"特急"和"急件"两类。
3、按照有无保密要求及机密等级分类
按照有无保密要求的不同,可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。按照秘密等级的不同,还可以将有保密要求的文件分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。
(1)绝密文件(2)机密文件(3)秘密文件
4、按照具体职能分类
按其具体职能的不同,可将公文分为下面几类。
(1)法规性公文
法规性公文是用来颁布法律、法令或对有关问题作出规定的公文。
(2)指挥性公文
指挥性公文是直接体现上级机关的决策意图,因而对有关事项的处理、有关工作的进行起指令或指导作用的公文。
(3)报请性公文
报请性公文是下级机关用以向上级机关汇报、请示工作的公文。
(4)知照性公文
知照性公文是用以向有关方面告知情况、关照事项的公文。这类公文既有下行文,也有平行文。
(5)联系性公文
联系性公文是各机关或各部门之间用来联系工作的公文。"函"是比较典型的联系性公文。
(6)实录性公文
实录性公文是指真实地记录有关工作情况的公文。"会议纪要"就是典型的实录性公文。
二、公文的体式
公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。
(一)公文的构成要素和格式
中华人民共和国国家标准(GB/T9704-1999)《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。在三个部分中,共含有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关和印发机关、印发时间等项目。
1、眉首部分
眉道部分又称文头部分,通常是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成的。
(1)公文份数序号
公文份数序号又称印制编号,是将同一文稿印制若干份时,每份公文的顺序编号。有些文件(主要密级文件)需要一一编上份数序号,份数序号应用阿拉伯数码顶格标识在版芯左上角第1行。
(2)秘密等级和保密期限
秘密文件要注明密级,密级标识有"绝密"、"机密"、"秘密"三种。
(3)紧急程度
在紧急公文的文头部分要根据紧急程度分别标注"特急"或"急件"的字样。对有紧急程度标识的公文,要作紧急处理;没有紧急程度标识的公文,则是可按一般程序和方式处理的普通公文;紧急电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。
(4)发文机关标识
发文机关标识又称公文版头,由发文机关全称或规范化简称后加"文件"组成。
(5)发文字号
发文字号简称文号,又称公文编号,是发文机关同一年度公文排列的顺序号,由发文机关代字、年份和序号组成。
(6)签发人
在上行文也就是报送上级机关的公文中,要标识签发或会签公文的机关领导人姓名,平行排列于发文字号右侧。
2、主体部分
主体部分又称行文部分,这一部分通常是由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成的。
(1)标题
公文的标题要能准确、简要地揭示公文的主要内容,并能透视文种,一般还应当标明发文机关。发文机关名称、发文事由和公文种类是构成公文种类是构成公文标题的三个基本要素,按照这三个要素是否完全具备及组合情况的不同,可将公文标题划分为四种形式:
第一种是发文机关名称、发文事由和公文种类三个要素全部具备的公文标题。
第二种是由事由和公文种类两个要素构成的公文标题。
第三种是由发文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题。
第四种是只标明文种的公文标题。
公文标题中除法规、规章名称等可加书名号外,一般不用标点符号。
(2)主送机关
主送机关是负有公文处理责任的受文机关,是公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
上行文一般只写一个主送机关,如果还有其他机关需要掌握有关情况,应以抄报的形式发送公文。下行文有专发性的和普发性的两种,专发性的公文是专门向某一个机关下发的公文,这种公文的主送机关只能有一个;普发性的公文是指内容的涉及面较广,因而需向多个机关下发的公文,这种公文的主送机关不止一个。
(3)正文
在一份比较复杂的公文中,正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。
(1)开头
公文正文的开头方式有许多种,常见的有:
目的式。常用表示目的的介词"为"、"为了"等领起下文。根据式。常用介词"根据"、"遵照"、"按照"、"依照"等领起下文。缘由式。缘由式也叫原因式,即通过情况的介绍、问题的提出或意义的明确,使受文者了解行文的缘由,从而引起受文者对文件内容的重视。
(2)主体
正文的主体部分可以说是核心中的核心,因为公文的主要事项要写入这一部分,或者说公文的基本内容是在这一部分中被表述的。内容充实,中心突出,表意明确,条理清楚,是对所有公文的主体部分的写作要求。
(3)结毛
公文正文结尾的写法也是不尽相同的,其中以下几种结尾方式用得较多:
归结式。说明式。申明式。祈请式。期望式。
(4)附件说明
附件是附在主件之后,对文件内容起说明和补充作用的文字材料,主要包括随文转发、报送的文件,随文颁发的规章、制度,以及文件中的报表、统计数字、人员名单等。
(5)成文日期
公文上标注的成文日期应以机关负责人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准。
(6)公文生效标识
公文除"会议纪要"和以电报形式发出的以外,都应当加盖红色印章。加盖印章是公文最后生效的标志,对没有加盖印章的公文,人们一般是不予承认的,漏盖印章或把印章盖得模糊不清,都不合乎制文要求。联合上报的公文,应由主办机关加盖印章;联合下发的公文,联合发文机关都应加盖印章。
(7)附注
附注是用以说明在公文的其他部分不便说明的各种事项的项目,一般是对有关文件的传达范围、使用方法的规定及对名词术语的解释等。
3、版记部分
版记部分又称文尾部分,通常是由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成的。
(1)主题词
主题词是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。
标注主题词必须讲求层次,要根据主题词本身的涵义由小到大或由大到小、由内容到形式地有次序地将其排列出来;一份公文的主题词一般不能超过7个。上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词。
(2)抄送机关名称
抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。标注抄送机关,应当使用该机关全称或规范化简称、统称。
(3)印发机关和印发时间
公文的印制工作一般由发文机关的具体办公部门承担。
印发时间不同于发文时间,这是指公文开印的具体时间。
(4)反线
版记中各要素之下均应加上一条反线,宽度同版心。
以上所列的公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关和印发机关、印发时间等项目,是现行公文的全部构成要素。
公文用纸的规格
公文用纸要采用国际标准A4型纸,其成品幅面尺寸为297mm×210mm(长×宽)。
公文用纸的页边(留空处)与版心的具体尺寸为:
公文用纸天头(上白边)为:37mm 1mm
公文用纸订口(左白边)为:28mm 1mm
三、公文写作的基本要求
(一)要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定
(二)要了解实际情况
(三)要遵循各项行广规则
1、文种的选用要正确。文种的选用,主要应当考虑两个因素:一是行文关系,二是发文目的和公文内容。
2、行文关系的确定要妥当
按照行文制度,公文的行文关系有上行、下行和平行三种,公文也相应地分为上行文、下行文和平行文三类。具体地说,妥善处理行文关系,主要应当注意以下几点:行文关系要根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告;政府各部门根据部门职权可以互相行文和向下一级政府的有关业务部门行文,除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文;同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文,政府与同级党委、军队机关可以联合行文,政府部门与相应的党组织、军队机关可以联合行文,政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文;属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意;属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理;部门之间对有关问题未经协商一致,不得擅自向下行文。"请示"应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。"报告"不得夹带请示事项;除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送"请示"、"意见"和"报告";受双重领导的机关向上级机关行文,应当根据公文内容写明主送机关和抄送机关。
3、制发程序的安排要合理
公文的制发也即发文办理,是指以本机关名义制发公文的过程,主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
(1)拟稿
拟稿是指公文文稿的草拟。凡属重要公文,应由机关领导人亲自草拟文稿;一般性公文,可由秘书部门或业务部门拟稿。
(2)审核
文稿在送交负责人签发之前,应当由办公厅(室)进行审核。
(3)签发
签发是发文机关领导人经过审核,在同意发出的文稿上签字的步骤。
(4)复核
公文正式印制前,文秘部门应当进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
(5)缮印
缮印是指文件的印制和校对。
(6)用印
在缮印完毕的文件上加盖发文机关印章后,文件便可正式生效。
(7)登记、分发
文书档案管理部门应对所发公文的文号、标题、签发人、拟稿部门、密级、紧急时限、收文单位、件数、发出日期等内容进行登记,然后将公文原稿及二至三份公文正本立卷收存。
四、公文写法示例
(一)命令(令)
1、命令(令)的用途
《国家行政机关公文处理办法》规定:命令(令)适用于依照有关法律发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
根据我国法律,全国人大常务委员会及其委员长,国务院及其总理,各地方人民政府及其首长,可以发布命令(令);国务院各部部长也可以发布命令(令)。
命令(令)属于最为典型的下行文,是上级领导机关向下级机关发布的一种带有强制执行性质的指挥性公文。命令(令)的最大特点是具有强制性,在所有的公文文中,命令的权威性和约束力最强。
命令(令)主要包括发布令、行政令和嘉奖令等几种。
(1)发布令
发布令,是用以发布各种法规或规章的命令。
(2)行政令
行政令是国务院及其部门、县以上人民政府宣布施行重大强制性行政措施时使用的文种。
(3)嘉奖令
这是宣布奖励事宜时使用的公文。
3、写作命令(令)的注意事项
第一,内容要符合有关法律和政策。
第二,态度要鲜明。
第三,文字要简练,结构要严谨,中心要突出,语气要肯定。
第四,发文机关要合乎要求。
(二)决定
1、决定的用途
《国家行政机关公文处理办法》规定:决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决定是一种重要的指挥性和约束性公文。
2、决定的写法
按其具体用途和内容的不同,可将决定大至划分为两类:一类是对重要事项作出安排的决定,一类是对重大行动作出安排的决定。
(1)对重要事项作出安排的决定
(2)对重大行动作出安排的决定
3、写作决定的注意事项
第一,要作好调查研究。
第二,要做到观点鲜明。
(三)公告
1、公告的用途
《国家行政机关公文处理办法》规定:公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
公告通常在以国家的名义,向国内外宣布重大事件、重要事项或法定事项时使用。
另外,还有一种同公告有一定的相通之处的文种,即公报。《中国共产党机关文件处理条例》将公报列为党的机关的正式的文件文种,公告和公报都可以用于向国内外公开宣布重要事件或重大事项,两者的主要区别就在于:公告往往带有消息的特点,内容单一,字数不多;公报内容具体,字数较多,如会议公报、统计数字公报、外交会谈公报等。
(四)通告
1、通知的用途
《国家行政机关公文处理办法》规定:通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
2、通告的写法
通告的标题有多种写法。第一种是发文机关、事由和文种凡个要素俱全的标题;第二种是由发文机关和文种名称两个要素构成的标题;第三种是省略发文机关,由事由和文种两个要素构成的标题;第四种是只写公文名称,也就是只有"通告"二字的标题。
通知的正文一般包括发布通告的目的或根据、通告事项及结语三个方面的内容。
3、写作公告、通告的注意事项
第一,要写得通俗。
第二,要写得具体。
第三,要写得清楚。
(五)通知
1、通知的用途
《国家行政机关公文处理办法》规定:通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者扩行的事项,任免人员。
2、通知的写法
按其内容和功用的不同,可将通知分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等几种。
(1)批示性通知
批示性通知有三种:一为"颁发"型通知,二为"转发"型通知,三为"批转"型通知。
"颁发"型通知是指用来发布行政法规和规章或印发有关文件的通知。
"转发"型通知是指用来转发上机机关、同级机关和不相隶属机关的公文的通知。
"批转"型通知是批示转发下级机关发来的公文的通知,其定法与"转发"型通知基本相同。
(2)指示性通知
(3)告知性通知
(4)任免性通知
(六)通报
1、通报的用途和种类
《国家行政机关公文处理办法》规定:通报适用于表彰先进,批语错误,传达重要精神或者情况。
通报应为知照类公文。一般来说,通报主要用来反映情况,告知事项。
根据通报的具体用途的不同,可将通报分为三类:第一类是表彰先进的表彰性通报;第二类是批评错误的批评性通报,第三类是传达重要精神或情况的传达性通报。人们平时所说的通报表扬、通报批评和通报情况,就是对三类通报的用途的概括。
2、通报的特点
第一,严肃性。
第二,教育性。
第三,典型性。
第四,时间性。
(七)议案
1、议案的用途
《国家行政机关公文处理办法》规定:议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
1987年2月发布的《国家行政机关公文处理方法》,尚未将议案列为国家行政机关公文文种。1993年11月修订、发布的《国家行政机关公文处理办法》,将议案正式列为国家行政机关公文文种。
2、写作议案的注意事项
第一,要依照国有法律规定的职权范围行文。
第二,要言之有理。
(八)报告
1、报告的用途
《国家行政机关公文处理方法》规定:报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
报告是下级机关呈送上级机关的上行文文种,中下级机关特别是基层单位和部门常会用到这一文种。
2、报告的种类
首先,按其性质的不同划分,可将属于行政公文范畴的报告分为:
(1)综合报告
为使上级机关全面了解工作状况或有关情况而制发的报告,就是综合报告。
(2)专题报告
专门反映某一事项或某一方面的工作情况的报告,是专题报告。
其次,按其行文的直接目的的不同,可将报告为:
(1)呈报性报告
呈报性报告是单纯向上级机关汇报工作,反映情况,而不要求转发的报告。
(2)呈转性报告
呈转性报告是指针对涉及面广,特别是涉及其他平行机关或不相隶属机关的工作的问题,提出处理意见或建议,请上级机关审阅并批转有关机关的报告。
(九)请示
1、请示的用途
《国家行政机关公文处理方法》规定:请示适用于向上级机关请求指示、批准。
2、请示的写法
按照请示内容和请示目的的不同,可将请示分为请求指示的请示和请示批准的请示两类。
3、写作请示的注意事项
第一,要正确选用文种。
第二,要做到一文事。
第三,要避免多头请示。
第四,要避免赵级请示。
4、报告与请示的区别
报告与请示虽然都是上行文,但二者的区别还是很明显的,主要体现为:
第一,具体功用不同。
第二,内容含量不同。
第三,行文时机不同。
(十)批复
1、批复的用途
《国家行政机关公文处理方法》规定:批复适用于答复下级机关的请示事项。
2、批复回复函的区别
复函即答复性函,是专为答复问题而制发的函。批复同复函虽然都属于回复性公文,但毕竟是完全不同的两个文种。二者的区别体现在许多方面,以下两点是较为突出的区别:
(1)行文方向有所不同。
(2)重要程度有所不同。
3、写作批复的注意事项
第一,要态度鲜明。
第二,要全面周详。
第三,要迅速及时。
(十一)意见
1、意见的用途
《国家行政机关公文处理方法》规定:意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
"意见"被列为正式的公文文种,始于2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理方法》。此前,"意见一般被作为规章制度的一种列入事务文书。
2、意见的写法
意见的标题常见的形式有两种,一种是"发文机关 事由 文种",另一种是"事由 文种",如后面的例文。
3、写作意见的注意事项
(1)看法要明确。
(2)办法要具体。
(十二)函
1、函的用途
《国家行政机关公文处理方法》规定:函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
2、函的分类
以往人们一般将属于公文文种的函分为公函和便函两种。
按行文方向的不同划分,可将函分为去函和复函。去函,是指本机关为询问事项或请求批准而主动制的函;复函,是指为答复受文机关所提出的问题或回复批准事项而被动制发的函。
按内容的不同划分,可将函分为知照函、催办函、邀请函等等。目前,经常使用的函有四种,即商洽性函、询问性函、答复性函和请示性函。
3、写作函的注意事项
第一,文种的选用要正确。
第二,内容要简洁。
第三,措辞要得体。
(十三)会议纪要
1、会议纪要的用途
《国家行政机关公文处理方法》规定:会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。
2、会议纪要的种类
按其内容和功用的不同划分,可将常见的会议纪要分为以下三类:
(1)指示性会议纪要
(2)通报性会议纪要
(3)消息性会议纪要
按照会议性质的不同划分,可将会议纪要分为以下两类:
(1)日常行政工作会议纪要
(2)大型专题工作会议纪要
3、写作会议纪要的注意事项
会议纪要具有两大特点:一是纪实性,二是提要性。为使这两大特点得到充分体现,撰写会议纪要,必须依循以下要求。
第一,要作好会议记录。
第二,要突出会议要点。
第三,要善于整理会议意见。
常用公文文种的特点辨析
赵国俊
文种是内容性质、具体功用相同的同类公文的规范化名称,在公文上标注文种可以为撰写者和阅读者双双带来便利:有了文种,撰写者会有所遵循,可以更加有针对性地采用不同的原则、方法和手段去创制能最有效解决特定问题的公文,并将其迅速准确地投入生效过程;有了文种,可以帮助阅读处理公文的人们一目了然地了解和把握具体公文的性质、公文对自己行为的影响,从而迅速确定办理这一公文的基本方法、程序与需采取的有关措施。但是,要真正获得这样的效果,其前提就是文种的标注本身必须准确,不能出现错用、误用。实事求是地说,要在目前我国常用公文文种的数量较多、文种之间的差别比较精细的情况下做到这一点,确实不是一件容易的事情,非常需要我们努力研读《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》等规范性文件,对若干在性质、用途相近相似的文种的适用范围及其他一系列特点认真进行辨析,分清它们之间的区别。如下几组文种尤其有此需要。
一、“条例”“规定”“办法”间的区别
“条例”与“规定”和“办法”相比,主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要,范围比较宽;内容高度概括;有效的时间与空间范围广阔,稳定性强;对制定与发布机关的地位有较严格限制,如行政系统只有国务院有权使用,“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”(见1987年4月21日国务院发布的《行政法规制定程序暂行条例》)党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”(见1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》);一般属于“自主的”规范性公文,即自身即可创造新的规则。
“规定”的特点是使用范围广泛,对制定和发布机关的地位无严格限制;所涉及事物和问题不如条例重大,范围相对窄一些;内容详尽具体,针对性强;一般既可是“自主的”规范性公文,也可以是“补充的”规范性公文(内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容,对其加以细化和完善),也可以是“执行的”规范性公文(直接为有效执行其他规范性公文而制定,自身不创造新的规则,只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定,对有关概念和问题做出精细的解释说明)。但从实际使用情况看,规定更适合作为“自主的”和“补充的”规范性公文。
“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些,性质也相对轻一些;针对性更强,内容也更加详尽、具体而精细,更重直接的可操作性;除了一部分为“自主的”公文外,大部为“执行的”规范性公文,如各种“实施办法”即均具备这种性质。
二、“决定”与“命令”的区别
“决定”与“命令”的不同点主要在:在使用权限方面“命令”非常严格,只有法律明确规定的机关可以使用,“决定”则可较普遍地使用;在适用的事务方面,“命令”涉及的是特定的具体事务,“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务,公文本身也反复适用,即具有规范性公文的一些特点;在表达方面,“命令”高度简洁,只表达作者的意志和要求,“决定”则既表达意志、要求,又阐发一定的道理,交代执行方面的要求,指明界定有关事物的标准等。
三、“指示”与“命令”的区别
“指示”与“命令”的不同主要在:“指示”的使用权限规定没有“命令”严格,上级机关对下级机关均可下达“指示”;在效用方面,“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行,“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下,允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务;在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求,“指示”则既表达作者意志,又注意阐发道理,指出具体任务、具体规则,以及实现目标的方法途径,还注意说明有关事物间的界限等。
四、“指示”与“决定”的区别
与“决定”相比,“指示”涉及的事物和问题更加具体和特定;其作用的范围也是特定的,不如“决定”那样更具普遍性,有效期限也比“决定”相对短一些;“指示”的内容比“决定”精细具体,更强调可操作性、可执行性;“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的,“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下,允许根据实际情况灵活处置具体问题,甚至变通执行某些具体要求。
五、“通知”与“命令”“决定”“指示”的区别
与“命令”“决定”“指示”相比,“通知”的用途更加广泛,但权威性明显要弱一些,自身一般不创设新的规则,只是依法或根据上级要求向受文者转达上级机关的指示精神并予以具体化(这也正是代替“指示”用于布置工作,交代政策的通知所以必须不厌其烦地指明“根据------的指示精神------”的原因),告知应知或应办的事项,使一部分公文完成升格(批转)、生效(发布)扩展有效范围(转发)的程序。
六、“批复”与“指示”(或指示性通知)的区别
“批复”实际上是一种被动的“指示”在基本性ന上与“指示”没有什么不同。二者之间的差别只在于:“批复”内容的针对性更强,事物和问题以及所涉及的人员更加特定,更加具体,问题也比较专指单一;“批复”只用于回复请示的机关,一般不像“指示”那样具备普发性。
七、“通报”与“通知”的区别
“通报”与“通知”的不同点主要在:“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作,而是用典型事例、有关情况来传达意图,启发教育有关人员,指导有关方面的工作行为;有关执行方面的要求也比“通知”要原则,甚至不涉及直接具体的执行要求;发送范围广泛,一般情况下,均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。
八、“通报”与“处分决定”的区别
“通报”与“处分决定”有很大不同,首先是制发公文的目的不同,“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人,指导和推动有关工作;“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次,对象不同,“通报”的对象必须是具有典型性的人或事,“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次,内容性质不同,“通报”介绍说明错误事实时概括而原则,以能引出结论为度,“处分决定”中的这部分内容则具体而微;“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训,采取有关措施的基本要求,“处分决定”则无此类内容,“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见,“通报”则不一定有。最后,发送范围不同,“通报”发送范围广泛,“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面,很少普发。
九、“通告”与“公告”的区别
“通告”与“公告”的不同点主要在:“通告”仅对国内公布,其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士,“公告”则对国内国外公布,其告知的对象极广泛;“公告”的事项更加重大,应具备使世人知晓的意义,“通告”则不限于此类性质的内容;“公告”的作者地位大都较高,“通告”则没有此限;“公告”主要是重要消息,除特例外不涉及强制性的执行要求,“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项,有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。
十、“通告”与“命令”“指示”“通知”的区别
“通告”与“命令”“指示”“通知”的差别主要在于:“通告”不涉及任何秘密;直接公开,即制成之后直接公之于众,而不像一部分“命令”“指示”“通知”那样,尽管最终也公开,但首先需按组织系统或专业系统逐层下达;“通告”的内容比“命令”细致具体,在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制;“通告”提出的规范是公民的行为规范,一般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求,而主要提出公民应当遵守的具体事项;“通告”可依法自创有关规则,“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。
十一、“通告”与规范性公文的区别
“通告”的一部分内容也具有一定的规定性,但它却与规范性公文有很大不同:“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范,规范性公文则不限于此;“通知”中的规则更带有政策性而非规范性,因而稳定性不如规范性公文;“通告”的内容详尽具体,有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程,指明有关事物间的界限、例举有关情况的成分,而这些成分在规范性公文中一般没有;“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权,对在辖区内的公民有强制约束力;“通告”的生效程序比规范性公文简单,机关的法定责任者签发即生效,不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程;“通告”的传递形式也比较简便和多样,张贴、广播、刊载等形式均可保证其有效。
十二、“请示”与“报告”的区别
“请示”与“报告”的不同主要在:“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下,可向其请求下达指示,请求其允许“自己”去做某一件事情,“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议、答复询问,不能带有“呈请”事项;“请示”能强制对方复文,“报告”则不能,上级对“报告”可以复文,也可以不复文;“请示”必须是形成于事情发生之前,“报告”则可根据情况,既可在事前,也可以在事后或事情进行当中形成。
十三、“请示”与“议案”的区别
“请示”与“议案”在基本性ന上是相近或相同的,但也有一些区别:“议案”的作者是被严格限定的,受文者也是非常专指的,作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府,受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会,“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请;“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项,“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项;在效用上,“请示”可以强制对方回复意见表明态度,但内容并不能强制执行,“议案”则在经审议通过后,具有法律约束力.要求有关机关或人员认真遵照执行。
十四、“会议纪要”与“决定”的区别
“会议纪要”与“会议决定”(决议)之间有如下不同:“会议纪要”一般不能独立对外发出,往往需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求等,“决定”则可独立发出;“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项,不一定必须如决定那样只针对重要重大事项;“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项,“决定”则必须是完全确定的决策而不必反映其他意见;“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见,只要有一方反对即不成立,“决定”的内容则可根据有关会议规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效,产生法定效力;在表达方面,“会议纪要”需综合反映会议的全面情况,对有关意见和观点进行阐述,“决定”则一般无这些内容。
十五、“会议纪要”与“协议”“合同”的区别
“会议纪要”可以用于记载会议的议定事项,有与“协议”“合同”相同的确定有关各方在实现特定目标过程中的责任、权利、利益、义务,备忘待查的作用,但它们之间的差别还是很大的,其中最主要的是:“协议”“合同”奉行对等的原则,即文中有关当事各方在实现同一目标过程中的责、权、利的规定必须对等,不允许出现其中某方面只享受权利、利益而没有承担相应责任,履行相应义务的内容,否则,将被视为无效的“霸王合同”。在“会议纪要”中却没有这样的规则,作为一种处理内部事务的“备忘录”,它允许出现这种不对等
国家行政机关公文格式
(GB/T9704-1999代替GB/T9704-1988)
1范围
  本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
  本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关可参照执行。
  使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。
2引用标准
  下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用面成为本标准的条文。本标准出版时,所标版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T148-1997印制、书写和绘图纸幅面尺寸。
3定义
  本标准采用下列定义
3.1字word
  标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3.2行line
  标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。
4公文用纸主要技术指标
  公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%~90%,横向折度≥15次,不透明度≥85%,PH值为7.5~9.5。
5公文用纸幅面及版面尺寸
5.1公文用纸幅面尺寸
  公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm×297mm,尺寸允许偏差见GB/T148。
5.2公文页边与版心尺寸
  公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm
  公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm
  版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)
6文中图文的颜色
  未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
7排版规格与印刷装订要求
7.1排版规格
  正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行28个字。
7.2制版要求
  版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
7.3印制要求
  双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。印品着墨实,均匀;字面不花、不白、无断划。
7.4装订要求
  公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm,四角成90o,无毛茬或缺损。
8公文中各要素标识规则
  本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版芯,即156mm)以上的各要素统称训眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
8.1.1公文份数序号
  公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
8.1.2秘密等级和保密期限
  如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。
8.1.3紧急程度
  如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
8.1.4发文机关标识
  由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
  发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但是最大不能等于或大于22mm×15mm。
  联合行文时应使用主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,保证公文首页显示正文。
8.1.5发文字号
  发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
  发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
8.1.6签发人
  上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人后标全角冒号,冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。
  如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。
8.2主体
8.2.1公文标题
  红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
8.2.2主送机关
  标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
8.2.3公文正文
  主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。
8.2.4附件
  公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
8.2.5成文时间
  用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”;成文时间的标识位置见8.2.6。
8.2.6公文生效标识
8.2.6.1单一发文印章
  单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
  当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;
  当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
8.2.6.2联合行文印章
  当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。
  当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多3个印章,两端不得超过版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
8.2.6.3特殊情况说明
  当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
8.2.7附注
  公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
8.3版记
8.3.1主题词
  “主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空一字。
8.3.2抄送
  公文如有抄送,在主题词下1行;左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
8.3.3印发机关和印发时间
  位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
8.3.4版记中的反线
  版记中各要素下均加一条反线,宽度同版心。
8.3.5版记的位置
  版记应置于公文最后一页(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。
9页码
  用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。
10公文中的表格
  公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双贾码表头在切口一边。
  公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
11公文的特定格式
11.1信函式格式
  发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐使用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条武文线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。
11.2命令格式
  命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;正文下一行右空4字标识签发人名章,签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他从本标准相关要素说明。
11.3会议纪要格式
  会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准规定。
12式样
  A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1;公文首页版式见图2;上报公文首页版式见图3;公文末页版式见图4;联合行文公文末页版式见图5;联合行文公文末页版式见图6。


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