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企业公司会议记录的规范

会议记录是一种实用文体,是由负责记录的人员把会议的基本情况、发言和决定等事项记录下来,是会议情况的真实反映。做好会议记录,不仅可以为会后进一步研究问题、总结工作提供重要的原始依据和材料,而且可以为日后查考提供重要依据和凭证。为认真贯彻落实党的十六大提出的“集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定”的原则,进一步完善企业内部议事和决策机制,现将规范会议记录工作有关事项通知如下:一、自2005年1月开始,由总公司政工处向各单位配发专用会议记录本。各单位召开行政领导班子会议、支部委员会会议时,必须采用统一配发的会议记录本做好有关会议记录。
二、各单位要将本单位所召开的比较重要的会议,如涉及企业管理、职工分房、晋级、福利发放、人事变动等与职工利益密切相关的重大事项的会议,按要求将会议主题、讨论过程、发言内容、决定事项等如实记录在案。
三、各单位会议记录本使用完后,持用完的会议记录本到总公司政工处换领新的会议记录本,各单位用完的会议记录本由政工处存档备查。
四、会议记录的注意事项。
1、项目要完整。
⑴会议组织情况:要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、记录人等。如出席、列席、缺席人数较多时,也可只写主要人物、部门和总的出席、列席、缺席人数。
⑵会议内容:由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式,标注“散会”、“结束”、“完”等均可。
2、要客观、准确、真实、完整。
⑴记录人员应当有高度的政治责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,特别是重要会议和重要发言,应记原话,不得任意取舍增删,断章取义,不得添加记录者的观点、主张。
⑵会议的主要情况,发言的主要内容和意见,必须记录完整,不要遗漏。记录的详细与简略,要视具体情况而定。一般地说,决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。一般情况的说明,可抓住要点,略记大概意思。
3、做好记录整理工作。
⑴要实事求是,完整准确反映会议全貌。忠实于讲话人、发言人的原意,尽可能用原话,原话意思不完整的,可以作一些技术上的加工,但不能随意做内容和意思上的增减和删改。
⑵要做到层次分明,段落清楚,语句通顺,文字准确,字迹清晰易认,不要过于潦草,不要使用自造的简称或文字。
⑶没有听清楚或发言者表达不清的地方,会后要及时找有关人员核对。
五、会议记录的技巧。
做好会议记录,速度要快,要认真听取别人的发言,做到一快、二要、三省、四代。
一快:即书写运笔要快,记得快。
二要:即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。但要注意上下句子的连贯性。
三省:即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如“但是”只记“但”;省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
四代:即用较为简便的写法代替复杂的写法。可用姓代替全名;可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;可用汉语拼音代替生词难字;可用外语符号代替某些词汇等等。但在整理时,均应按规范要求办理。


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